Esküvő Akadémia 3. rész – Miket kell leszervezni?

 

Az Esküvő Akadémia eddigi részei:
0. rész: Bevezető
1. rész: A 10 legfontosabb dolog
2. rész: Hogyan válassz szolgáltatót


Egy barátom Felvidékről érkezett Budapestre tanulni. A műszaki egyetemen végzett, amikor megismerkedett élete párjával. Megkérte a kezét és a drága igent mondott! Elmentek az anyakönyvi hivatalba és kértek egy időpontot. Majd szóltak két barátjuknak, hogy el kéne jönni tanúnak, mert összeházasodnának.
A barátom szerzett egy kölcsön zakót, amiben odaállhatott az anyakönyvvezető elé. Megesküdtek, majd elmentek a sarki étterembe és szerényen megvacsoráztak. Máig együtt vannak. A barátom ma már többszörös nagypapa és él hal a feleségéért és a családjáért.

Így is lehet. Nem minden a külsőség. A legfontosabb tanácsom amit adhatok az egész Esküvő Akadémián, hogy élvezd ki az esküvőd minden pillanatát. A szervezését is. NE GÖRCSÖLJ RÁ SEMMIRE!
Az esküvőd attól lesz tökéletes, ha Te tökéletesen boldog vagy és nem attól, hogy tökéletes a sminked, csokrod, a ruhád.

Igen, tudomásul kell venni, hogy nem lesz minden tökéletes. A szertartásvezető bakizni fog, a frizurádból kikandikál majd egy-két tincs, a vendégek között lesz aki nem fog ráérni akkor és lesz olyan is aki mindenért húzza a száját. Sorolhatnám még a buktatókat, de felesleges. Ezek nem fontos dolgok. Az a fontos, hogy boldogan éld meg a szervezés és az esküvő napjának minden pillanatát. Ha elhatározod, hogy semmi és senki nem ronthatja el az örömöd, akkor úgy is lesz.

Találkoztam olyan párral is, akik másfél évvel az esküvőjük előtt már percre pontos forgatókönyvvel rendelkeztek. Nem bíztak semmit a véletlenre. A forgatókönyvükben még az is benne volt, hogy mikor pihenhetnek 10 percet és hiszti volt, ha csúszott valahol a program. Ők a másik véglet.
Nem vagyunk egyformák. Van akinek a pontosság, a precizitás, a mindenre kiterjedő szervezettség adja a boldogság érzését.

Én is szeretek mindennel időben és pontosan, precízen elkészülni, de számomra fontosabbak maguk az élmények és az érzések, mint a forgatókönyv. 23 évvel ezelőtt a Mi esküvőnkön nem volt forgatókönyv, nem volt se esküvőszervezőnk, se ceremóniamesterünk. A fotós és a videós is csak a hivatalos részen dolgozott. A többit megoldottuk családon belül és a barátaink segítségével. Máig szívesen emlékszünk rá, jót nevetünk a saját bakijainkon. Számodra is ez a legfontosabb, hogy jó érzéssel tudj visszagondolni a saját esküvődre, ne rontsd el azt idegeskedéssel, az úgysem segít.

Kezdhetjük az esküvőszervezést? – Időpont választás

Időpont: 9-12 hónappal az esküvő előtt

Nagy az öröm, megvolt az eljegyzés, és kilátásba került az esküvő. Ki kell tűzni a dátumát.
Mérjétek fel, hogy mikor lenne a legmegfelelőbb. Jövő nyáron? Vagy talán télen? Télen nehezebb megoldani a ruhát, de sokkal egyszerűbb minden mást leszervezni.

Az esküvői szezon kb: Áprilistól Novemberig tart. A főszezon a nyári hónapok. Ha ekkor szeretnétek, akkor nagyon korán le kell foglalni a szolgáltatókat. Télen pedig szinte mindenki szabad, bár télen is van olyan időszak ami teljesen leköti a szolgáltatókat. Ez a december. Decemberben jönnek a céges rendezvények, a karácsonyi partik. Minden vendéglátó, fotós, videós, zenekar és dj fullon lesz. A január, a február például holt szezon. Ekkorra biztosan mindenki ráér.

Nem csak a szezont kell figyelembe venni. Ha másfél évre előre terveztek, simán becsúszhat egy gyermek születése, aki nem lesz tekintettel a leszervezett esküvőtökre. Figyeljetek a tudatos családtervezésre!
Vegyétek számításba, hogy nem lesz-e valaki számotokra fontos személy éppen távol, pl egy külföldi munkán. Ha közeli az időpont, akkor nincs-e valamelyik szülőnek esetleg egy befizetett baromi drága nyaralása amit nem tud visszamondani. Ne okozzatok másoknak se kellemetlenséget a figyelmetlen időpont választással. Ne felejtsétek el, hogy az esküvőtök a szeretteiteknek, a hozzátok legközelebb állóknak legalább annyira fontos esemény, mint nektek.

Ok, tegyük fel, hogy megvan az időpont. Ááááá, ne gondoljátok, hogy ez lesz a végső dátum! A végső időpont majd akkor körvonalazódik, ha végigveszitek, hogy melyik szolgáltatótól milyen szabad dátumokat kaptok. Pl, ha az anyakönyvi hivatalban a kitűzötthöz képest csak egy hónapra rá tudnak időpontot adni, akkor dőlhet az egész szervezés. Ezért érdemes a hivatalos résszel indítani.

Télen, vagy pénteken olcsóbb az esküvő

A kérdés az, hogy van-e valaki szolgáltató akihez ragaszkodtok annyira, hogy az Ő szabad dátumához igazítjátok az esküvőtök. Pl: a szomszéd étterem, ami a törzshelyetek, ahol úgy fogadnak, mintha haza járnátok júliusban nem, csak augusztusban tud szabad szombatot biztosítani, akkor igazíthatjátok ehhez is a dátumot. Erről jut eszembe, hogy megemlítsem a pénteket.
Szintén nagy könnyebbség pénteki esküvőt szervezni. A legtöbb szolgáltató (így én is) nem csak, hogy több szabad péntekkel rendelkezik, mint szombattal, de péntekre még külön kedvezményt is ad.
Nálam Pl: 10.000Ft.- árkedvezmény jár a pénteki esküvőkre a szombatival szemben. Ez nem tűnik nagy összegnek, de ha minden szolgáltatón tudtok ennyit nyerni 5-10%-ot, vagy még többet, az már több százezres nagyságrend lehet.

Nem mindig lehet mindent egy napra összehozni. Sokan úgy oldják meg, hogy az anyakönyvi hivatalban a házasságkötést egy hétköznap elintézik szűk családi körben. Szülőkkel, tanúkkal.
Ezt követően az esküvő napján már nincs hivatalos szertartás. Csak a templomi szertartás van, vagy csak egy szertartásvezető van aki egy megrendezett ceremóniában összeadja a párt a barátok és a rokonok előtt.

Az első tehát az anyakönyvi hivatalban az időpont kérés.  Ezt kell, hogy kövesse a helyszín és a vendéglátó vendéglátó szolgáltatás lefoglalása, megrendelése.

Helyszínek, vendéglátók

Időpont: 9-12 hónappal az esküvő előtt

Ha nem a helyszínen főznek, hanem szállítják az ételt, akkor feltétlenül egyeztessetek az ételek biztonságos szállításáról, hűtéséről, felmelegítéséről. A profi catering szolgáltatók hűtő autóval hozzák és tárolják az előkészített ételeket, amiket a helyszínen felállított gyorskonyhában sütnek készre, melegítenek, tálalnak.
Ennek elég nagy élelmiszer biztonsági és egészségügyi jelentősége van a nyári 40 fokos kánikulában. Az ételek ilyen melegben hihetetlen gyorsan romlanak. Nyáron kerüljétek a nyers tojásból készült ételeket!

A helyszínválasztáshoz már rendelkeznetek kell a vendéglistával.Két listára lesz szükség.
Írjátok össze azokat akiket a családból szeretnétek meghívni, majd jöhetnek a barátok.  Az egyik azoknak a listája akiket szívesen láttok az hivatalos, vagy a templomi szertartáson, a másik lista pedig azokat tartalmazza, akiket vacsorára is vendégül láttok.
A vacsora listával tudtok helyszínt keresni a lagzihoz. A létszámból és a vendéglátó árajánlatából tudtok kalkulálni, hogy lehet-e bővíteni, vagy szűkíteni kell a listát.

A helyszín választásánál legyetek körültekintőek! Ha túl szűk a hely, kis helyre zsúfolnak össze benneteket, akkor nem tudtok mozogni. A vendéglátók hajlamosak minél több embert vendégül látni egy adott helyszínen a nagyobb bevétel érdekében. Ha túl nagy a hely, szétszéledhet a násznép.
Ha tavasszal, vagy télen foglaljátok le a helyszínt, gondoljatok a nyári kánikulára. A legjobb az a helyszín ahol lehetőség akár az esküvő napján is választani, hogy szabad téren, vagy zárt helyen akarjátok megtartani a lagzit. Bármilyen pontosak is az előrejelzések, szabad tér esetén is készülni kell egy váratlan záporra. Figyeljetek, hogy legyenek árnyékos helyek, ne kapjatok napszúrást a szertartás alatt!

Legyen hely táncolni és legyen megfelelő hely a zenekar, vagy a dj számára is. Az asztaloknál ne üvöltsön koncert hangerővel a zene, vagy legyen lehetőség félrevonulni, ha valaki beszélgetni akar, de a táncos lábúakat se fosszátok meg a buli élményétől.

Amit még érdemes a helyszínválasztáskor figyelembe venni, az a megközelítés. Ha messzebb van a lakóhelyetektől, és a vendégek lakóhelyétől, akkor szállást kell biztosítani. Egyeztessetek a vendégekkel, ki az akinek szállásra lesz szüksége.

Szolgáltatók

Időpont: 6-9 hónappal az esküvő előtt

Ha megvan az időpont, a helyszín, a vendéglátó, megvan a hivatalos ceremónia időpontja, akkor jöhet a többi szolgáltató.

Elsőként azokat keressétek fel akik nem tudnak egy időbe csak egy helyszínen lenni. Ilyen a fotós, a videós, a zenekar, vagy dj, a vőfély, vagy ceremóniamester. A szertartás vezető egy nap, egy délután több szertartást is le tud vezényelni.
Keressétek fel ezeket a szolgáltatókat, és kérjetek be árajánlatot. Kérjétek be a szolgáltatás leírását, hogy lehessen látni, hogy pontosan miért fizettek, mit vállal a pénzért.
Nézzétek meg a referenciáit, az ajánlásait (ha vannak), a weboldalát, stb…. A szolgáltató választásról írtam az előző részben.

Meghívók, ruhák, szolgáltatók, egyéb részletek:

Időpont: 1-6 hónap

Amikor megvannak a szolgáltatók, kezdheted kidolgozni a részleteket.
Mik ezek?

  • meghívó tervezés, postázása, vagy személyes átadása (3-6 hónappal az esküvő előtt)
  • vezetni, hogy kik fogadták el a meghívást, a vendégszám véglegesítéséhez
  • tanúk felkérése
  • koszorúslányok felkérése
  • díszlet tervezés
  • asztali ajándékok, köszönő ajándékok
  • zenék, versek a szertartáshoz
  • egyeztetni a szertartásvezetővel
  • egyeztetni az Atyával a templomi szertartásról
  • menyasszonyi ruha választás
  • menyasszonyi cipő vásárlás
  • menyecskeruha választás
  • ruha választás a koszorúslányoknak
  • vőlegény öltöny vásárlás
  • vőlegény cipő vásárlás
  • egyeztetni a fotóssal
  • egyeztetni a videóssal
  • egyeztetni a zenekarral, dj-vel
  • egyeztetni a ceremóniamesterrel, vagy vőféllyel
  • időpontot foglalni a fodrásznál
  • időpontot foglalni a sminkesnél, kozmetikusnál
  • próbasmink, próbafrizura fejdísszel, vagy fátyollal
  • menyasszonyi autót bérletet elintézni
  • virágokat, megrendelni a díszítéshez, a csokrokhoz
  • jegygyűrűk kiválasztása, megrendelése, gravíroztatása
  • nyitótánc betanulása
  • forgatókönyv elkészítése
  • ülésrend elkészítése
  • esküvői weboldal elkészítése (Pl: zárt Facebook csoport a meghívottaknak)

Egy pontos forgatókönyv, vagy megvalósítási terv segít, hogy átlásd, mi az amit le kell szervezned, a szervezésben ki, mit vállalt a családból, vagy a baráti körödből, ki miért felelős és milyen ütemben kell elvégezni a feladatokat. Ehhez a legcélszerűbb nyitni egy táblázatot, ahol be tudu osztani a teendőket. Ehhez nyújtok neked segítséget.

Ajándék:  Esküvői forgatókönyv

Az alábbi forgatókönyvet úgy készítettem el, hogy akár azonnal fel is használhasd. A felesleges mezőket töröld ki, vagy vegyél fel hiányzókat amikre szükséged lesz. Alakítsd át a saját elképzelésed szerint!

Az esküvői forgatókönyvet itt találod

A következő rész:

Hamarosan érkezik a következő (4.) rész, amiben elküldöm neked a 10 legfontosabb esküvőszervező tippet amiket profi esküvői szolgáltatóktól gyűjtöttem össze.


Kedves Jegyespár!

Ha az Esküvő Dj Műsor szolgáltatásomhoz szeretnétek azonnali árajánlatot kapni, az alábbi linken bármikor kérhetitek az árkalkulátorom:  http://eskuvodjmusor.hu/arajanlat/

Ha még nem léptetek be az Esküvő Akadémia zárt FB csoportjába, akkor itt megtehetitek. Itt további érdekes és hasznos információkat, cikkeket, szolgáltatói ajánlatokat találtok.

Baráti üdvözlettel: Ofner László (Dj Catana):
06 30 93 22 808