Esküvő Akadémia 4. rész – 10 leghasznosabb esküvőszervező tipp profiktól

 

Az Esküvő Akadémia eddigi részei:
0. rész: Bevezető
1. rész: A 10 legfontosabb dolog
2. rész: Hogyan válassz szolgáltatót
3. rész: Miket kell leszervezni


Több évtizedes pályafutásom alatt számtalan esküvőn volt szerencsém közreműködni. Láttam jól szervezett, szuper esküvőket és olyanokat is, amiket egy kis odafigyeléssel, átgondolással és tervezéssel jobban is meg lehetett volna szervezni.

Az elmúlt években elég sokat beszélgettem profi esküvőszervező barátaimmal. A tapasztalataik, valamint a saját megfigyeléseim alapján írom az Esküvői Tippek-Trükkök blogbejegyzéseimet.

Nem könnyű a helyzetetek. Az esküvőszervezés komoly hozzáértést igényel. Az esküvőszervezés nem más, mint rendezvényszervezés, ami egy önálló szakma, amit nektek előképzettség nélkül kell végigvinnetek.
A felmerült igények alapján készítettem el ezt az Esküvő Akadémiát, hogy segítségetekre lehessek az elkövetkező hónapokban a tökéletes napotok megszervezésébe.

Most 10 olyan tippet adok amit profi esküvőszervező, ceremóniamester és esküvői dj műsorokat szolgáltató barátaimtól gyűjtöttem össze. Ezeken kívül is számtalan fontos dolog van amire feltétlenül oda kell figyelni, de ez a 10 tipp szinte mindenkinél elhangzott, ezért ezeket szedtem most egy csokorba.

1. Az árajánlat kérésről
2. Mit nézz meg a helyszínbejáráskor?
3. Ne főzd meg a vendégeid!
4. Ne éheztesd ki a vendégeid!
5. Hogyan tartsd meg a menyasszonyi csokrod?!
6. Írj forgatókönyvet!
7. Egyeztess a dj-vel, zenekarral!
8. Ne éheztesd a szolgáltatóid!
9. Tudd meg, hogy ki a vega!
10. Készíts esőtervet!

1. Az árajánlat kérés

Azt már az előző részekben részleteztem, hogy időben kell cselekedni. Nagyon nehéz összehozni, hogy pont azok a szolgáltatók akiket kinéztél magadnak, mind egyszerre egy azon napon ráérjenek. Ezt csak úgy tudod megvalósítani, ha időben, akár egy évvel előtte lekötöd a szolgáltatókat az adott dátumra.
Ha időben gondolkozol, akkor van lehetőséged több szolgáltatótól is árajánlatot bekérni.

Ugyanazért a színvonalú szolgáltatásért különböző árajánlatokat fogsz kapni. Pénztárcádat kíméled, ha nem csak találomra választasz és fogadod el az első árajánlatot.
Az „olcsó húsnak híg a leve” tartja a mondás, így óvakodj a túl olcsó árajánlatoktól és a baráti szívességek alapján kapott „megoldjuk okosba” variációktól. A szívességet nem lehet számonkérni.
Egy valamirevaló szolgáltató korrekt árajánlatot ad. Már az árajánlathoz való hozzáállásából kiderülhet, hogy mennyire megbízható, pontos és precíz a szolgáltató.
Szóval kérj több árajánlatot és próbálj a rendelkezésedre álló információk alapján a legjobban dönteni!

2. Mit nézz meg a helyszínbejáráskor?

  • Hol lesz az esküvő?
  • Hol lesz a ceremónia?
  • Hol lesz a vacsora?
  • Hol lesz a tánc?
  • Hányan férnek be kényelmesen?
  • Hol lehet parkolni?
  • Hogyan lehet megközelíteni autóval?
  • Hogyan tudják megközelíteni gyalogosan, tömegközlekedéssel?
  • Milyen közel van a lakóövezet?
  • Mennyire lehet hangoskodni?
  • Hogyan férnek el kényelmesen a vendégek?
  • Hogyan lesznek elhelyezve az asztalok?
  • Hogyan lesz berendezve a terem?
  • Hogyan lehet praktikusan díszíteni a helyszínt?
  • Hol lehet, van-e hely táncolni?
  • Hová teszitek a dj-t/zenekart?
  • Hol lehet a szolgáltatóknak megteríteni?
  • Hová lehet eső esetén behúzódni?
  • Van-e árnyékos rész a nyári kánikulában?
  • Hogyan lehet megoldani a vendéglátást eső esetén (szabadtéri helyszínen)?
  • Milyenek a bútorok?
  • Lesz-e elegendő fény (főleg szabadtéren)?
  • Kedvesek, szolgálatkészek-e a vendéglátók?
  • Kostold meg a főztjük, ízletesen főznek?
  • Tudják-e teljesíteni a speciális kéréseket (Pl gluténmentes étellel)?

3. Ne főzd meg, ne szárítsd ki a vendégeid!

Ne hagyd, hogy kiszáradjanak! Itt nem arra gondolok, hogy folyamatosan kínálgasd őket alkohollal, hanem inkább az üdítőkre amit a nyári időszakra jellemző kánikula miatt kell biztosítani a vendégeknek.
Amíg várakoznak kínálgassátok őket hűvös limonádéval, ásványvízzel! Gondoskodjatok árnyékolásról! Amikor tavasszal megnézed a helyszínt, még nem látod, de próbáld meg elképzelni, hogy milyen lesz a nyári forróságban.

Voltam egy esküvőn, ahol a szertartás szabadtéren volt, ahol nem gondoltak a tűző napra. Szépen felsorakoztatták a székeket az anyakönyvvezető pulpitusával szemben. Nem gondoltak rá, hogy aznap a 40C fokos hőségben senki nem akar majd a tűző napra ülni. A három oldalról fallal körbevett belső udvaron megszorult a levegő és közel 50 fokra felment a hőmérő higanyszála a napon.
Elég furán nézett ki a szertartás, amit az üres székek előtt tartottak. Csak néhány fakír ült le, a vendégek nagy része nem akart napszúrást kapni, inkább oldalt állt meg a kocsiszín árnyékában. Izzadtunk, mint ha szaunában lettünk volna.

4. Ne éheztesd ki a vendégeid!

Első olvasatra viccesen hangzik, amikor a lakodalom a terülj terülj asztalkámról, a bőségtálról, az eszem-iszom dínom-dánomról szól. Mégis sokan elkövették már ezt a hibát. Miről is van szó?
A vendégek megérkeznek a szertartás előtt. Ilyenkor még nem mindenhol várják őket falatkákkal. Kedves és hasznos gesztus főleg, ha már a szertartás előtt üdvözlő itallal is kínáljuk a vendégeket.
A szertartást követően jön a gratulációk hosszú sora, majd a fotózás. Több óra is eltelhet amíg elkezdődik a vacsora és feltálalják a levest, vagy az előételt. Az, aki ebédnél evett utoljára, esetleg a kapkodás, vagy a szűk ünnepi ruha miatt azt is csak szerényen, az már nagyon megéhezik este hétig, nyolcig, mire a vacsorára sor kerül. Főleg a gyerekeket és a cukorbetegeket viseli meg, ha nem jutnak ételhez. Gondolj rájuk, nehogy valaki rosszul legyen!

Egy ismerősöm mesélte, hogy egy vidéki panzióba érkezett a családjával esküvőre. Ha esküvőre mész nem készülsz szendvicsekkel. Délben érkeztek, és nem kaptak ebédet, de indulni kellett a szertartásra. A vacsorára csak este 8-kor került sor, amikor már kopogott a szemük. Már azt fontolgatták, hogy kínjukban rendelnek egy pizzát. Mennyire ciki lett volna!?

Készülj falatkákkal, pogácsákkal, esetleg hidegtállal, rágcsákkal, üditőkkel, ásványvízzel!

5. Hogyan tartsd meg a menyasszonyi csokrod?

Sokan szeretnék emlékbe megőrízni. Kiszárítani és betenni a vitrinbe. De nem lehet, mert el kell dobni. Itt a pofon egyszerű megoldás. Két csokrot kell készíttetni. Az egyik megmarad, a másik, a dobó csokor pedig repül. Ugye milyen kézenfekvő?

6. Írj forgatókönyvet!

Amikor belevágtatok még nem is gondoltátok, hogy mennyi mindenre kell egyszerre odafigyelni. Minden a helyén legyen, minden a kellő időben legyen, minden flottul menjen. Sokan segítenek, de ha nincs profi esküvőszerveződ aki a legapróbb részletekig mindenre odafigyel, akkor oszd ki a feladatokat és írj egy forgatókönyvet! (Lásd az előző részt, ha esetleg kimaradt volna!)

Ebben ne csak az szerepeljen, hogy mikor mi történik majd, hanem az is, hogy ki a felelőse és mit kell elkészíteni akkorra. Az elkészült forgatókönyvet küldd el minden illetékesnek!

Egy jól megírt részletes forgatókönyvből mindenki számára egyértelműen kiderül, hogy mit kell csinálnia és mikorra. Nagy segítség a fotósnak, a videósnak, a dj-nek/zenekarnak is. A fotósok, videósok rá tudnak készülni az eseményekre, a dj pedig tudja, hogy mikor milyen zenét kell bejátszani.
Persze a forgatókönyv nem csak az esküvő napjáról kell, hogy szóljon, hanem az előkészületekről is.

A jó forgatókönyv időrend szerint négy egységből áll:
– az esküvő előtti részből: előkészületekből amiket hónapokkal előtte le kell szervezni (pl: ruhapróba, meghívók készítése, stb…),
– az esküvőt megelőző nap tevékenységeiből
– az esküvő napjából
– az esküvőt követő időszakból

7. Egyeztess a dj-vel, a zenekarral a zenékről!

Nem csak arról van szó, hogy egyeztetitek a szertartás zenéket, mikor mit kell bejátszani, hanem beszéljétek át az egész estés műsort.

Olyan buli sosem volt és nem is lesz ami mindenkinek egy emberként tetszik. A dj-nek mégis arra kell törekednie, hogy a lehető legtöbb vendéget szórakoztassa és főleg az ifjú pár élvezze a saját buliját.
Az esküvőn szerencsére a vendégek is toleránsabbak. A nagyik is táncolnak David Guettára és a rockerek is járják a csárdást.

Vegyétek végig a vendégeket, hogy kinek milyen zeni stílus a kedvence és e szerint építsétek fel az esti programot. Ha például sok a fiatal, akkor nagyobb hangsúlyt lehet fektetni a napi slágerekre. Ha sok az idős a családban, akkor érdemes az ő kedvenceik közül is válogatni.
Szép gesztus készülni egy-egy dallal amit a szülőknek címeztek, vagy egy dalt a küldeni a nagymamának.

Beszéljétek át, hogy milyen stílusú zene szóljon a vacsora alatt, mi legyen a bevonuló zene, mi a nyitótánc, mi szóljon a tortavágáskor és mi szóljon a menyasszonytánc alatt.

Ha a ceremóniamester, vagy a vőfély játékához, produkcióihoz egyedi zene szükséges, akkor azt is egyeztessétek!

Egy ismerősöm esküvőjén ahol Én voltam a dj, a ceremóniamester játékához egy hirtelen ötlet miatt az internetről kellett letölteni egy zenét. Váratlanul ért, de megoldottam és a végén nagy siker lett a produkció.
Dj-ként igyekszem a legváratlanabb szituációkat is megoldani, de jobb előre alaposan felkészülni.

8. Ne éheztesd a szolgáltatóid!

Mint írtam a bevezetőmben, elég sok esküvői szolgáltatóval beszélgettem. Profi esküvőszervezőkkel, ceremóniamesterekkel és esküvői zenészekkel. Szinte mindenkinél előkerült a téma.
Ők is emberek, ők is megéheznek, megszomjaznak, szeretnének úgy dolgozni, hogy komfortosan érzik magukat. Elég ciki amikor a zenész előkapja a szendvicsét a szatyorból és elkezdi majszolni. Nem akarnak beülni a vendégek közé, kellemetlenül is éreznék magukat, de őket is illik (sőt ajánlott) vendégül látni.

A legjobb megoldás a szolgáltatói, vagy dolgozói teríték. Egy külön teremben, vagy ha nincs, akkor csak külön asztalon való tálalás, szerényebb díszítés is lehet. Üdítővel, ásványvízzel folyamatosan lássátok el a szolgáltatókat, de az alkohollal csak óvatosan, nehogy a munka rovására menjen.

9. Tudd meg, hogy ki a vega!

Ne csak azt, hogy ki a vegetáriánus, hanem, hogy ki mire érzékeny. Ki a gluténérzékeny, ki az aki fogyókúrázik, hány gyerek van, ki az aki a vallása, vagy egyéb meggyőződése miatt nem eszik meg bizonyos ételeket.
Figyelmességedről tesz tanúbizonyságot, ha gondolsz rájuk és úgy kéred le a vendéglátótól a menűt, hogy ők külön ételeket kapjanak, vagy tudjanak úgy válogatni az ételek között, hogy ne maradjanak éhen.
A lelkiismereti vegetáriánus csak azt a zöldséget eszi meg, ami nincs a húsokkal együtt tálalva.

10. Készíts esőtervet!

Ezt már érintettem a helyszínbejáráskor. Ha szabadtéri esküvőt tervezel, mindig legyen egy esőterved!
Az esküvő nem olyan mint egy koncert ahová eső esetén nem megyek el. Itt nem lehet kitűzni esőnapot, hogy rossz idő esetén eltoljuk egy héttel. Ne kelljen attól reszketni, hogy az időjárás elmossa az esküvőtöket. Egy megoldás van, fel kell rá készülni.
A metrorológiát figyelve két dologra kell előre számítani:
1. Mi történik, ha egész nap szakad az eső. A tartós eső érkezését előre néhány nappal már lehet tudni.
2. Mi történik, ha elkap egy nyári zápor. Hol fogtok megteríteni eső esetén, hol tartjátok a szertartást, hol fogtok táncolni? Van-e akkora fedett rész ahol kényelmesen elfértek szükség esetén? Van-e olyan zárt rész ahol nem kell kabátban ülni az asztalnál rossz idő esetén.
Ilyen szempontból szerencsésebbek azok, akik zárt helyen tartják. Ott ha meleg van, akkor bekapcsolják a légkondicionálót, ha hideg van, akkor a fűtést. Aki szabad térre tervez, az jó ha felkészül. Olyan helyet válassz, ami alapból zárt, de jó idő esetén ki lehet menni a kerthelyiségbe!

Két utolsó példa a saját tapasztalataimból:

Nyári esküvőn zenéltem, amit egy hatalmas sátorban tartottak. Nem kellett félni az esőtől a sátor védett, de nem is volt rossz idő. Ellenkezőleg. Kánikula volt. Olyan fix telepítésű és vázú sátor volt, ahol nem lehetett normális szellőzést biztosítani. Hiába nyitották ki az oldalait, hiába hoztak álló ventilátorokat, bent megált a levegő és egy katlan volt. A vendégek menekültek ki a szabadba, semhogy a szaubában izzadjanak.

Egy művésztelepre hívtak meg esküvői dj-nek. Ligetes részen, a fák között, a lettek felállítva az asztalok. A vendégek a fűben táncoltak, mezitláb. Fent ragyogtak a csillagok, kellemes nyári este volt. Szerencsére nem esett, de rossz idő esetén beköltözhettünk volna a közösségi házba ami ott volt 20m-re.

A technikának köszönhetően ma már 90-95% pontossággal megjósolható, hogy fog-e esni és mikor. Minél közelebb vagyunk az időponthoz, annál pontosabb az előrejelzés.

Ez volt az a 10 tipp amit profiktól kaptam és amit összgyúrtam a saját tapasztalataimmal.
Remélem ismét tudtam segíteni a készülődésben és hozzá tudtam járulni a Tökéletes Napotokhoz!

A következő rész:

Három nap múlva érkezik a következő (5.) rész, amiben sok százezer forintot fogok megspórolni Neked. Pénztárcába vágó lesz, hogy elolvasd. Eddig hogy tetszik az akadémia?


Kedves Jegyespár!

Ha az Esküvő Dj Műsor szolgáltatásomhoz szeretnétek azonnali árajánlatot kapni, az alábbi linken bármikor kérhetitek az árkalkulátorom:  http://eskuvodjmusor.hu/arajanlat/

Ha még nem léptetek be az Esküvő Akadémia zárt FB csoportjába, akkor itt megtehetitek. Itt további érdekes és hasznos információkat, cikkeket, szolgáltatói ajánlatokat találtok.

Baráti üdvözlettel: Ofner László (Dj Catana):
06 30 93 22 808